Quando falamos sobre logística interna, a organização e otimização de alguns setores e espaços de uma empresa são de extrema importância para o funcionamento bom e eficiente da mesma.
O almoxarifado e o estoque são exemplos claros disso, logo que representam boa parte dos investimentos financeiros da empresa e extrair o melhor de cada um deles gera vantagens competitivas, como maior agilidade nas operações.
Porém, muitas pessoas têm dúvidas sobre a diferença entre eles. Você é uma delas?
Então, acompanhe que neste artigo esclarecemos todas as dúvidas sobre almoxarifado e estoque.
Qual a diferença entre almoxarifado e estoque?
Estoque é o espaço reservado para o armazenamento de todo tipo de material disponível para fabricação ou comercialização de produtos destinados diretamente aos consumidores.
Almoxarifado, por sua vez, é o espaço reservado para a guarda de itens, ferramentas e quaisquer outros objetos destinados ao uso interno da instituição, podendo ser um depósito, um armazém ou um galpão, por exemplo.
É importante salientar que o almoxarifado também pode ser entendido como um setor ou repartição, seja em instituições públicas ou privadas, responsável pelo fluxo de entrada, armazenagem, registo, saída e baixa dos mais variados tipos de categorias de produtos de uso interno.
A grande confusão que se dá entre esses termos é pelo uso variado que os mesmos possuem, em especial “estoque”, logo que essa palavra também pode ser usada para referenciar todos os produtos e ferramentas que estão reservadas para qualquer tipo de uso, inclusive interno.
Logo, se há um volume de canetas armazenadas no almoxarifado e que são destinadas ao uso dos funcionários de um escritório, por exemplo, não é errado falarmos que há um estoque de canetas no almoxarifado.
O importante é entender o contexto de utilização de tais termos para direcionar o armazenamento correto de cada objeto, produto, matéria-prima ou ferramenta.
Funções de quem trabalha com almoxarifado e estoque
O almoxarifado e o estoque são locais muito importantes para qualquer empresa ou repartição pública, logo que boa parte dos investimentos monetários, sejam públicos ou privados, são destinados e acomodados neles.
Sendo assim, ao haver perdas, danos e/ou avarias em tais itens, são prejuízos diretos ao patrimônio financeiro da instituição.
Por isso, faz parte das funções dos profissionais que trabalham diretamente em estoques e almoxarifados:
- Conferir notas fiscais, ou documentos proporcionais, de produtos comprados ou cedidos;
- Registar tais documentos no sistema utilizado pela empresa;
- Armazenar de forma adequada os objetos, de maneira a preservar a qualidade do estoque;
- Separar e preparar produtos para o picking e packing;
- Garantir a acuracidade de estoque e a atualização dos produtos no armazém.
Qual o impacto que um almoxarifado bem organizado pode trazer para a sua empresa?
Você pode estar se pensando:
“Ok, entendo que o estoque é algo destinado diretamente à venda, logo, a receita gerada com a compra de tais mercadorias gera renda e, por isso, necessita de atenção. Mas, qual a necessidade de tanto cuidado com o almoxarifado, que não gera lucro?”
Podemos dizer que a resposta deste questionamento está na própria pergunta.
A primeira coisa que temos que ter em mente é que justamente por não gerar lucros, apenas gastos, o almoxarifado pode se tornar uma verdadeira bomba-relógio de prejuízos, se não for bem administrado e organizado.
A tendência deste espaço é gerar gastos constantes, logo que quanto mais tempo um produto fica armazenado, significa mais dinheiro gasto e não utilizado.
Por isso, como comentamos brevemente, é preciso haver uma boa acuracidade de estoque, ou seja, um controle preciso e equilibrado do que entra e do que sai, para não estocar mais que o necessário, nem faltar para as necessidades diárias da empresa.
Desta forma, as vantagens de um almoxarifado bem organizado são:
- Redução ou eliminação de extravios de materiais;
- Abastecimento dentro do ideal de uso;
- Melhoria no atendimento e consumo do cliente;
- Redução de despesas.
Mas, para tudo isso acontecer, é necessário entender os fluxos de entrada e saída de itens e estudar quais são os melhores processos para a otimização e organização do espaço/departamento.
Abaixo, separamos algumas dicas de como colocar tudo isso em prática.
4 dicas para otimizar a organização e o funcionamento do almoxarifado
Até aqui, demos alguns exemplos mais simples de utilidade do almoxarifado, porém, imagine uma grande linha de produção de uma fábrica, a qual os trabalhadores necessitam utilizar equipamentos de proteção individual (EPIs) diariamente para executarem seus serviços…
Certamente, se o almoxarifado não for bem organizado e administrado, será uma verdadeira confusão diária, que resultará na queda do rendimento dos funcionários e, consecutivamente, na queda de produção da fábrica, impactando diretamente nos lucros da empresa.
Agora, imagine isso multiplicado para níveis de toda uma empresa, em cargos também do administrativo e direção.
É, definitivamente, um caos instaurado.
Mas, há maneira de contornar tamanho transtorno, confere só:
1. Avalie espaço físico e condições para uso e armazenagem do local
O almoxarifado necessita ser condizente com o tamanho da empresa.
Não faz sentido, por exemplo, uma multinacional ter um almoxarifado de 10m², logo que suas necessidades são bem maiores.
Porém, para além do tamanho do espaço físico, é necessário também avaliar as condições de uso e obrigações para o bom acomodamento dos itens a serem armazenados ali.
Por exemplo, necessidades de refrigeração ou climatização, boa iluminação, fiação bem instalada e isolada, pisos bem fixados ao chão, boa condição estrutural do espaço…
Tudo isso é necessário ser observado para a não deterioração dos materiais, bem como para evitar acidentes no local de trabalho por má condições do ambiente.
2. Controle de entrada e saída de itens
Agora, imagine essa mesma fábrica com os funcionários chegando para o turno de trabalho e, na hora de distribuir os EPIs, eles simplesmente acabam e metade dos trabalhadores ficam sem poder executar o serviço pela necessidade de uso obrigatório destes equipamentos.
Novamente, um gargalo logístico enorme que precisa ser resolvido.
Saber exatamente o que tem no almoxarifado é algo imprescindível para qualquer empresa.
Por isso, o controle de entrada e saída de itens necessita ser realizado com extrema excelência e precisão e, se possível, digitalmente, de forma que haja um histórico completo de movimentações.
Além disso, a realização periódica de inventários contribui para erros e ajustes nos registros de controle de estoque.
Algumas dicas podem ajudar, como:
- Consumo de itens que estão em sobra;
- Devolução ao fornecedor de produtos que estão com defeito e tomando espaço;
- Conferência de nota fiscal com recebidos;
- Anotação de toda movimentação em dias aos quais o sistema esteja fora do ar;
- Atenção total na hora do lançamento de quantidades de tipos de produtos no sistema.
3. Organizar para otimizar
Muito se fala sobre otimizar espaços, porém, a organização básica é a primeira regra para se alcançar isso.
Uma estratégia simples, mas muito eficiente, é separar por categorias cada item armazenado.
Por exemplo, papéis dos diferentes tipos em um espaço, tipos de toners para impressoras em outro, canetas e lápis em um lugar reservado para eles, e assim por diante.
4. Mapeamento do almoxarifado
A partir disso, é importante haver uma sinalização e catalogação destes espaços, categorias e itens para facilitar o encontro, no que chamamos de endereçamento logístico.
Dentro do endereçamento logístico, empilhadeiras semi elétricas são excelentes ferramentas para se alcançar a tão desejada otimização do espaço.
Confira aqui como funciona e as melhores marcas.
5. Automatizar processos
Sabemos que falhas humanas podem ocorrer, o que é extremamente normal de acontecer quando lidamos com qualquer tipo de processo.
Porém, apesar de humanos, tais erros também geram prejuízos à empresa, mas que podem ser evitados automatizando o controle de estoque por meio de softwares (programas de computador).
Esses sistemas auxiliam diretamente na administração da armazenagem, identificação e classificação de produtos e fluxos de entrada e saída de ítens.
Veja também: Fluxos logísticos: tipos, etapas e vantagens competitivas
Abaixo, listamos 5 programas que indicamos e aconselhamos sua usabilidade:
Para conhecer melhor cada um, basta acessar seus respectivos links acima.
A adoção destas práticas profissionaliza o espaço e, mesmo se houver a necessidade de troca de almoxarife, ou seja, o profissional responsável por esse setor, basta seguir o padrão já estabelecido e dar continuidade no processo.
5 Indicadores para melhorar a gestão do almoxarifado
Suponhamos que todas as dicas acima já foram adotadas no almoxarifado, como mensurar, então, se os esforços estão surtindo efeito e, de fato, otimizando o setor?
Para isso, é preciso adotar algumas métricas de indicadores-chave de desempenho, que chamamos de KPI’s.
Existem vários tipos de KPI’s, sendo que cada um pode ser adotado para diferentes funcionalidades e necessidades.
Basta entender como cada um funciona e adotar o que melhor se enquadra à realidade da empresa. Confira:
1. Quantidade de itens disponíveis
Basicamente é ter o controle e registro do total de produtos no setor.
Esse é o mais simples dos KPI’s, porém, permite ter uma visão global do almoxarifado e, com o tempo, ter registrado quais itens foram mais utilizados, possibilitando, assim, maior expertise na hora das futuras compras.
2. Tempo de abastecimento
Esse KPI segue uma lógica contrária.
Ao invés de ter um registro em tempo real de estoque, esse KPI permite uma estimativa de quanto tempo o almoxarifado permanecerá abastecido com a quantidade de produtos atuais.
Para isso, é preciso seguir a seguinte fórmula:
Total de unidades de produto/ Média de retirada (dias, semanas, mês…)
Sendo assim e exemplificando, se em 10 dias há uma retirada de 150 canetas, a média diária é de 15 canetas.
Desta forma, é possível fazer uma projeção mais assertiva do tempo que levará para o desabastecimento do setor e antes que isso ocorra, já entrar em contato com o fornecedor e evitar tal gargalo.
3. Tempo de reabastecimento
Dentro deste mesmo exemplo das canetas, dado no item anterior, vamos imaginar que mesmo com a projeção de escassez do estoque, o fornecedor necessite de um certo prazo para a entrega da encomenda.
Como calcular essa defasagem de tempo?
Para isso, soma-se o tempo de efetividade da solicitação de compra, mais o tempo de entrega do fornecedor.
Suponhamos que entre o pedido de compra e a confirmação do fornecedor leve um processo de 24h horas e que o fornecedor precise de 2 dias para efetivar a entrega.
Nisso, são necessárias 72 horas para o reabastecimento do almoxarifado com tal item.
Assim, tendo o auxílio da projeção anterior, é possível se antecipar para que uma nova remessa e itens chegue à empresa antes do desabastecimento total.
4. Ponto do pedido
Muito se é aconselhável que haja um estoque reserva de produtos para que em qualquer eventualidade não ocorra o desabastecimento total da empresa.
Porém, como saber, em questão de volume, qual é a taxa ideal para aquisição de novas compras?
A seguinte fórmula pode auxiliar nisso, sendo:
Consumo médio x Tempo de reposição x Estoque de segurança
Tomando o mesmo exemplo dos itens anteriores, qual seria a quantidade ideal para fazer novas aquisições?
Levando em consideração que a indicação quantidade de estoque de segurança é de 20%, ou seja 1,2, e que o tempo de reposição é de 3 dias, nossa equação seria a seguinte:
15 x 3 x 1,2 = 54 unidades
Logo, quando se alcançar a quantidade de 54 unidades será necessário realizar um novo pedido de canetas.
5. Taxa de avarias
É muito comum também acontecerem perdas de produtos ou itens serem danificados ao longo dos fluxos logísticos.
Por exemplo, produtos com prazo de validade expirado não podem ser mais utilizados e isso gera prejuízos.
É preciso registrar cada ocorrido destes pois assim é possível ter uma noção se a taxa de avarias está alta, logo que, se afirmativo, é indicado a compra de menores quantidades ou trocas de fornecedores, dependendo de cada caso.
Quais documentos facilitam o funcionamento de um almoxarifado?
Mesmo com a utilização de programas e sistemas que automatizam os processos de registros do almoxarifado, alguns documentos são essenciais para uma maior segurança das movimentações do setor.
Abaixo, listamos alguns que não podem faltar em qualquer empresa, confira:
1. Ficha de controle de estoque
Esse documento é destinado principalmente para empresas menores que não utilizam algum tipo de sistema semelhante aos que citamos anteriormente.
É basicamente uma ficha com todos os registros e anotações de quantidades armazenadas, entradas e saídas de itens, visando a reposição de produtos e evitando o desabastecimento.
2. Ficha de localização
Anteriormente, citamos a necessidade de agrupamento e mapeamento do setor para facilitar o encontro dos itens.
A ficha de localização também vem de encontro a empreendimentos menores e que não utilizam sistemas digitais, registrando e indicando a posição de cada produto por meio de códigos.
3. Comunicação de irregularidades
Quando há a necessidade de devolver um produto ao fornecedor por irregularidades ou baixa qualidade, como fazer?
É muito interessante esse processo também manter um padrão, até mesmo para direcionar o fornecedor o motivo da devolutiva ou troca.
Para isso, haver um documento de comunicação de irregularidades pode contribuir muito nesse sentido.
4. Relatório técnico de inspeção
Muitos fornecedores já possuem seu próprio documento utilizado para registrar a entrega dos pedidos.
Porém, por motivos de maiores controles e segurança, é indicado que a empresa também possua um documento próprio com o mesmo propósito, porém, para controle interno de aceite ou recusa de pedido.
5. Requisição de material
Este documento é destinado à retirada interna de produtos do almoxarifado, como para um setor ou por algum funcionário.
6. Devolução de material
Obviamente, esse documento serve para todo material solicitado para uso interno e que não foi utilizado em sua totalidade.
Assim, do mesmo modo que haverá um controle de retirada, também há o registro de tudo o que voltou, contribuindo diretamente para a melhor administração do almoxarifado.
Pequenos cuidados no almoxarifado, grandes recompensas
Afinal, como comentamos no início deste texto, é muito comum as pessoas não darem tanta importância ao almoxarifado.
Porém, da mesma forma, você pôde ver o quão impactante para toda a empresa é estabelecer processos bem organizados e funcionais para o estoque e almoxarifado.
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