KPIs de Logística: Guia definitivo para calcular o desempenho da sua operação

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Os processos logísticos são indispensáveis para o bom funcionamento de qualquer empresa. 

Sem a devida gestão, eles se tornam mais um problema do que solução, gerando gargalos nos fluxos de trabalho e prejuízos que impactam a saúde financeira da empresa.

Todo negócio que deseja obter bons resultados e trabalhar com o melhor custo-benefício deve medir os gastos e a efetividade do setor logístico, algo que pode ser feito por meio dos dados gerados pelo departamento. 

Dessa análise, é possível identificar os chamados KPIs de logística

Os KPIs são indicadores-chave de desempenho e são muito valiosos para tomar decisões importantes, como fazer reajustes nos processos ou investir em melhorias. 

Se você é dono de um negócio ou é responsável pela logística em uma empresa, este artigo foi feito pensando nos seus desafios profissionais. 

Veja a seguir quais dados são KPIs na logística, os principais indicadores e como identificá-los e medi-los. 

Boa leitura!

O que é KPI na logística?

Primeiro, vamos definir o que são KPIs. A sigla significa key performance indicators, algo que pode ser traduzido como indicadores-chave de desempenho

Os KPIs nada mais são do que as principais métricas usadas para medir o sucesso dos processos de uma empresa, sejam eles financeiros, logísticos ou operacionais.

No caso dos KPIs logísticos, estamos falando dos indicadores indispensáveis para entender a qualidade do trabalho no setor. 

A análise deles permite entender se o fluxo operacional está financeiramente saudável e se há a eficiência necessária para que a logística não se torne um gargalo

Com base na análise dos KPIs, uma empresa consegue tomar as melhores decisões, como investir em equipamentos, contratar mais funcionários, enxugar custos, dentre outros.

Vale destacar que existem dois tipos de KPI: internos e externos. Acompanhe as diferenças:

  • KPI Interno: analisa a performance dos processos que são internalizados na empresa, tais como gestão do estoque ou custo de reposição de produtos;
  • KPI externo: analisa a eficiência dos processos que são feitos com parceiros externos da empresa, como fornecedores de insumos ou de entregas. 

Por que é importante acompanhar os KPIs de logística e como você pode lucrar com isso

o que é kpi na logistica

Medir e acompanhar os KPIs de logística é um processo importantíssimo para a saúde financeira de uma empresa. 

Isso acontece porque esses indicadores conseguem apresentar a realidade do setor logístico, suas despesas, o potencial de receita e o custo-benefício de parcerias e/ou processos internos.

Sabe o que isso significa? 

Que empresas que acompanham seus KPIs têm menos chances de sofrer problemas financeiros ou desperdícios de recursos em seus setores logísticos.

Pense no KPI como um termômetro. 

Se a temperatura está alta — neste caso, se os dados não são muito bons — isso significa que uma atitude precisa ser tomada para reverter a situação. 

Vamos usar um exemplo simples: imagine que sua empresa tem uma parceria com uma transportadora.

Após analisar o retorno sobre o investimento, que é um excelente KPI para a logística, você percebe que o custo do contrato é muito alto versus a quantidade de demandas. 

Pronto, o KPI já fez uma diferença: ele indicou que alto não está correndo muito bem. Agora é hora de tomar uma decisão: manter o contrato ou buscar outro parceiro.

Porém, nada de decidir com base na sua intuição. Os dados fornecidos pelo KPI vão guiar a tomada de decisão correta. 

Sempre que usados com sabedoria e estratégia, os KPIs contribuem para que uma empresa faça diagnósticos de seus problemas e de suas fortalezas. 

Assim fica mais fácil identificar aquilo que está dando certo e o que precisa de ajustes para se tornar mais rentável.

As principais consequências de usar os KPIs na logística ou em outros setores empresariais costumam ser positivas, veja alguns exemplos:

  1. Redução de custos;
  2. Aumento da eficiência;
  3. Possibilidade de ampliar a felicidade do cliente e a experiência de compra;
  4. Identificação das melhores oportunidades de investimento.

Agora, vamos analisar quais são os tipos de KPI que podem fazer a diferença na sua rotina de trabalho. 

7 tipos de KPIs para você utilizar na sua logística

Métricas precisam ser escolhidas com cuidado. Nem todas são, de fato, tão importantes para as tomadas de decisão, são as chamadas métricas de vaidade.

KPI é algo muito sério, portanto, você precisa saber quais são os mais indicados para o setor logístico.

Nós separamos alguns exemplos para você ficar atento, acompanhe abaixo!

1. Entregas feitas dentro do prazo

Essa métrica também é conhecida como on time delivery (OTD). O objetivo desta métrica é bem simples de entender: analisar quantos pedidos feitos pelos clientes foram entregues dentro do prazo estipulado. 

Esse indicador pode ser usado tanto se a sua empresa é responsável pelas entregas quanto em situações onde há um fornecedor envolvido. 

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Com base nessa taxa de sucesso é possível repensar parcerias e entender se o departamento de entregas tem potencial para atender a demanda. 

O cálculo é bem simples, acompanhe:

  • Quantidade de entregas feitas no prazo ÷ número total de entregas

Caso você queira transformar esse dado em uma porcentagem, basta pegar o resultado da divisão e multiplicar por 100 (esse direcional serve para esta e as próximas métricas apresentadas). 

2. Encomendas despachadas dentro do prazo

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Neste KPI, o foco não é a data de entrega da encomenda, mas sim a data de envio. Para cumprir um determinado prazo, é essencial que o pacote saia no dia certo, concorda? 

Essa métrica permite analisar se a empresa está demorando demais para escoar seus pedidos até a transportadora. Mas aqui fica um ponto de atenção: saída em dia não significa entrega no prazo. 

Por conta dessa relação, é importante “bater os dados” entre entregas e encomendas no prazo, para entender se os atrasos estão acontecendo por fatores logísticos internos ou externos, quando os produtos já estão em transporte. 

O cálculo não tem segredo, veja abaixo:

  • Quantidade de pedidos escoados no prazo prometido ÷ número total de pedidos escoados

Quanto mais alto for o índice, mais eficaz e pontual é o seu setor logístico. 

Taxas muito baixas significam que é preciso pensar em melhorias internas, tais como ampliar a quantidade de colaboradores, otimizar a gestão do estoque, melhorar o endereçamento do armazém ou até repensar os equipamentos utilizados. 

3. OTIF

OTIF é um KPI logístico que avalia quantos pedidos foram entregues sem erro e no tempo certo. 

Trata-se de um importante indicador para mensurar a qualidade do frete e se a empresa está oferecendo uma boa experiência aos clientes, ou seja, sem erros na encomenda e sem atrasos.

Entram nesta conta 3 fatores: pedidos atendidos no prazo (P); encomendas entregues sem erros (E) e pedidos completos, que são os que cumpriram com todas as exigências do cliente (C).

O OTIF é fruto da multiplicação dos fatore:

  • OTIF = P x E x C

Quanto maior a porcentagem, mais eficaz estão sendo as entregas, o que significa que o potencial de satisfação e retenção da clientela é satisfatório. 

4. OCT

OCT mede o ciclo de vida de uma venda, desde a confirmação do pedido até o momento em que o cliente recebe sua compra.

Conhecer o OCT permite que a empresa entenda qual a média de tempo que os clientes esperam até a chegada de seus pedidos. Essa informação é muito importante, já que os prazos de entrega são um fator decisivo para a retenção de consumidores.

O cálculo deve ser feito da seguinte maneira:

  • Tempo de entrega ÷ número de entregas

Neste cálculo, cada entrega é somada. Imagine que em um mês sua empresa vendeu 3 encomendas: a primeira levou 3 dias, a segunda 2 dias e a terceira 4 dias. 

Com isso, temos os seguintes dados:

  • OCT = 3 + 2 + 4 ÷ 3
  • OCT = 9 ÷ 3
  • OCT = 3

Isso significa que sua empresa oferece, em média, um ciclo de 3 dias entre confirmação de pedido e entrega do produto. 

5. Custos de transporte

Essa métrica analisa o custo-benefício das entregas. Ela avalia o gasto com frete frente à receita garantida com as vendas.

Imagine que sua empresa faturou R$ 10.000 em vendas e gastou R$ 2.000 em frete. Para cada 10 reais de faturamento em vendas, 2 são usados para pagar os custos de transportes, logo, 20% da receita de uma venda custeia a entrega.

Com base nessa porcentagem, a empresa consegue identificar melhor suas despesas e pode tomar a decisão de baixar essa margem buscando outro fornecedor, por exemplo. 

6. Taxas de erro, avarias e extravios

Aqui temos 3 métricas diferentes, mas que usam o mesmo raciocínio no cálculo:

  • Quantidade de pedidos com erro/avariados/extraviados ÷ total de pedidos

Se uma empresa tem uma alta taxa de erro, isso significa que estoque e vendas estão em conflito e precisam se alinhar melhor.

Caso haja muitas avarias ou extravios, é sinal que a transportadora não está fazendo um bom trabalho e gerando gargalos e prejuízos. 

7. Giro de estoque

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O giro de estoque permite identificar a taxa de rotatividade dos produtos dentro do estoque. 

Quanto maior o tempo, menor a demanda. Por outro lado, se o seu estoque tem um giro muito rápido, isso pode significar que os produtos estão em alta demanda ou que os pedidos de reposição precisam ser maiores. 

Esse dado é essencial para identificar as mercadorias mais vendidas, os produtos que ficam “encalhados” e entender quais devem ser as quantidades ideais para cada pedido junto aos fornecedores.

Indicadores CHAVE de desempenho

Agora que você já entendeu o que são KPIs de logística e como eles podem ser aplicados na sua rotina profissional, fica a nossa dica: comece a usá-los o quanto antes.

É a famosa frase: contra dados e fatos não existem argumentos. 

Ou seja, quando sua empresa passa a tomar decisões com base em métricas, as chances de acertar nas escolhas e otimizar processos e fluxos logísticos aumentam.

Não se esqueça de um detalhe: diversos aspectos podem impactar na qualidade do setor logístico, desde a capacitação dos profissionais até a qualidade do armazém e do maquinário usado para transportar mercadorias.

E quando o assunto são as melhores ferramentas para seu estoque, nós temos a solução.

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