Processo de Compras: Passo a passo para criar o seu

processo de compras
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Dentro de qualquer empresa, em especial as de varejo, o processo de compras é um dos mais importantes do guarda-chuva maior chamado logística interna.

Encontrar bons e confiáveis fornecedores, comprar a quantidade ideal para não sobrar e nem faltar mercadoria ou matéria prima, negociar boas compras… 

Esses são apenas alguns dos desafios encontrados no gerenciamento de materiais dentro deste processo.

Por isso, nesse artigo, apresentamos informações importantes que contribuirão na gestão das compras, evitando crises financeiras e problemas futuros.

Acompanhe conosco!

O que é o processo de compras em uma empresa?

Processo de compras envolve toda a etapa de aquisição de um produto ou material, seja para insumo, venda ou utilização no dia-a-dia.

Ou seja, é o gerenciamento de todas as necessidades de compra de uma empresa.

É muito comum pensarmos que esse processo aconteça apenas a partir da efetiva compra do item requisitado.

Porém, a primeira etapa inicia-se bem antes, já na percepção de falta ou baixo estoque do item necessário, finalizando no registro do processo, como veremos mais à frente.

Veja também: Controle de Estoque: 7 melhores tipos e como fazer o controle efetivo

Qual a importância de ter um processo de compras eficaz?

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Ter um processo de compras eficaz implica em três principais benefícios para a sua empresa:

1. Otimização de processos

Por meio de um processo padronizado, é possível identificar rapidamente os desfalques de itens da sua empresa e, desta forma, a resolução desta questão torna-se muito mais rápida e assertiva.

Isso porque a padronização e sistematização dos processos de checagem, requisição e compra sanam tais necessidades da empresa de forma clara e sem entraves, seja na execução do processo ou para o entendimento dos funcionários envolvidos nele.

2. Diminuição de Fraude

Da mesma forma, a partir de um sistema que acompanha cada etapa do processo de compra, é possível checar em que estágio está o item requisitado, anexar documentos e notas fiscais e ter total clareza do avanço da atividade.

Assim, o extravio ou riscos de fraudes no processo de compras tornam-se bem menores e quase nulos, trazendo mais transparência e segurança nas transações realizadas pela sua empresa.

3. Melhor gestão de orçamento

A profissionalização e sistematização do processo de compra também vem contribuir nesse aspecto, visto que com o registro de todos os dados envoltos às questões de compra favorecem decisões mais estratégicas na hora de utilizar o orçamento, tais como:

  • Negociar com fornecedor;
  • Buscar possíveis novos fornecedores;
  • Conseguir melhores preços e promoções.

Passo a passo para criação de um processo de compras

o que e processo de compras

Mas, na prática, como funciona o processo de compra e quais são as etapas para que ele ocorra?

De forma geral, existem 7 passos que constituem o processo de compras. 

Esses passos podem variar de uma empresa para outra, de acordo com as necessidades e especificidades de cada uma. 

Porém, comumente são seguidas essas etapas:

1. Analisar as necessidades de uso e compra

O primeiro passo para iniciar o processo de compra é identificar a necessidade de uso do item.

Essa etapa pode acontecer por meio de um indicativo do sistema integrado da empresa que identifica um estoque baixo, por exemplo, ou até mesmo na observação dos funcionários responsáveis diante do baixo volume ou necessidade de estoque para sazonalidades futuras.

Em todo caso, alinhe a necessidade de compra com a demanda de uso e consumo, solicitando a aquisição de itens apenas na quantidade necessária para o seu suprimento.

Veja também: Giro de Estoque: O que é e Como calcular

2. Realizar a solicitação de aquisição

A segunda etapa trata-se da realização da solicitação de compra ao setor ou funcionário responsável pelo financeiro da empresa.

Aqui, é importante realizar um descritivo completo de necessidades, como o que será comprado, quantidades, especificidades técnicas, orçamento disponível, possíveis fornecedores e data limite de entrega, logo que todas essas variáveis podem afetar no valor final da compra.

Além disso, sinalize também quem será o responsável pela aprovação da compra.

3. Aprovar solicitação

Nessa fase, o financeiro analisará a solicitação e, de acordo com os recursos disponíveis, liberará a verba necessária para a aquisição.

Cada empresa pode ter uma forma diferente de aprovação, a depender também do tipo de solicitação e produto, seja por sistema interno ou e-mail, por exemplo.

O importante é ter o registro formal desta aprovação para evitar eventuais futuros problemas.

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4. Realizar o pedido de compra

Tendo todas as aprovações necessárias, chega o momento de efetivamente solicitar a compra ao fornecedor.

Assim como para a aprovação, o pedido de compra também deve conter todas as especificidades do item requerido: quantidade, prazo de entrega, detalhes técnicos…

Tudo isso garantirá uma entrega mais efetiva e assertiva, minimizando eventuais problemas com o fornecedor.

Por vezes, a empresa terá à sua disposição diversos fornecedores para as mesmas necessidades. 

Quando isso ocorre, antes de fechar a compra é importante realizar cotações nas quais cada fornecedor enviará sua proposta de preço.

A partir disso, e de acordo com as demandas da empresa, a decisão pode ser tomada levando em consideração fatores como: 

  • Preço;
  • Qualidade;
  • Condições de pagamento;
  • Suporte.

O fator mais decisivo será aquele que melhor atenderá às suas demandas.

5. Receber mercadoria

A recepção de mercadoria também é uma etapa importante no processo de compra.

Nesse estágio, é importante ter um espaço preparado para receber a entrega, afinal, a aquisição pode ser desde uma caixa de canetas esferográficas, a 1 tonelada de minério de ferro.

Possuir local adequado para esse momento e pessoal treinado e preparado para essa atividade é fundamental para os processos logísticos de utilização do item adquirido.

Além disso, é necessário inspecionar as quantidades, sempre solicitar a nota fiscal, e averiguar se tudo está de acordo com o que foi solicitado no descritivo ao fornecedor ao realizar o pedido.

Verificar se a entrega está de acordo com o solicitado é um passo fundamental no segmento do processo de compra, visto que caso tenha chego algo diferente, é necessário entrar em contato com o fornecedor para entender a viabilidade de troca.

6. Verificar o processo

Após receber a mercadoria, é preciso checar se todo o processo ocorreu bem, certificando-se de que não houve falhas no meio do caminho.

Nessa etapa, com o produto em mãos, verifica-se também se a fatura do fornecedor é condizente do valor que saiu do caixa da empresa, evitando problemas financeiros.

7. Fechar/ encerrar processo

Por mais intuitivo que seja, fechar o processo de compra implica em atestar que aquela necessidade foi sanada e que um novo monitoramento sobre os itens adquiridos deve ser feito a partir daquele momento e, quando for necessário, reabrir o processo de compra.

Um passo importante nessa etapa também é coletar feedbacks em relação a como foi o processo de compra e a relação com o fornecedor, logo que são informações essenciais na hora de realizar novas aquisições.

3 Benefícios em ter um bom processo de compras

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Mas, afinal, como ter um processo de compras bem estruturado impacta de forma positiva sua empresa?

Abaixo, listamos os 3 principais benefícios:

1. Diminuição do desperdício e melhor controle financeiro

Tendo em vista que a aquisição de itens impacta diretamente nas finanças da empresa, ter expertise na hora de realizar esses gastos diminui os desperdícios, adquirindo, assim, apenas o necessário para suprir as demandas da empresa.

Um estoque cheio e sem saída reflete em um investimento parado, bem como no desperdício, visto que no longo tempo de armazenamento os itens podem sofrer danos ou estragarem quando perecíveis.

Com um controle de estoque e do volume do que é comprado, as aquisições passam a ser mais assertivas, minimizando perdas e aumentando o controle financeiro.

2. Melhores condições de compra

Quando o processo de compras passa a ser sistematizado, é possível cruzar dados entre os setores e, dessa forma, realizar compras mais assertivas e antecipadas.

Em alguns segmentos, a sazonalidade é uma realidade e, dessa forma, as informações compartilhadas dentro da empresa dão condições para que a mesma se prepare para esses momentos atípicos.

Sendo assim, não há a necessidade de realizar compras com prazos apertados que para os fornecedores é algo excelente e para a empresa garante uma margem maior para negociações e, com isso, melhores condições de compra.

3. Aumento da margem de lucro

E sem sombra de dúvidas, com menores desperdícios, melhores condições de compra e maior controle financeiro, a margem de lucro tende a aumentar também.

Toda organização de processos dentro de qualquer empresa torna-os mais fluídos e previsíveis. 

Isso dá maior controle sobre o negócio e cria condições para o estabelecimento de estratégias de vendas, sejam elas temporárias ou definitivas, tornando sua empresa mais rentável.

Processos bem estruturados é sinônimo de bom rendimento

Afinal, ter um controle completo sobre os processos da sua empresa é fundamental para um bom fluxo logístico.

Um bom processo de compras garantirá maior estabilidade e te dará condições para planejar melhores estratégias de aquisição e vendas para a sua empresa, impactando diretamente o lucro final.

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