Almoxarifado e estoque não são a mesma coisa. O almoxarifado guarda os itens de uso interno da empresa, como ferramentas e materiais de consumo. O estoque guarda o que será vendido ou usado na produção.
Começa o turno na fábrica e, na hora de distribuir os EPIs, eles acabam. Metade da equipe fica parada, sem poder trabalhar.
Cenas assim nascem de uma confusão comum: tratar almoxarifado e estoque como a mesma coisa e cuidar mal de ambos.
Estoque é o espaço reservado para materiais destinados à fabricação ou à venda para os consumidores. Almoxarifado é o espaço para itens, ferramentas e objetos de uso interno da empresa. Um alimenta a receita; o outro sustenta a operação do dia a dia. Cuidar bem dos dois gera agilidade e reduz perdas.
Na logística interna, organizar bem esses setores é o que garante uma operação eficiente.
Afinal, o almoxarifado e o estoque concentram boa parte dos investimentos financeiros da empresa. Extrair o melhor de cada um gera vantagens competitivas, como mais agilidade nas operações.
Neste artigo, você entende a diferença entre eles, as funções de quem trabalha no setor, dicas de organização e os indicadores para acompanhar.
Qual a diferença entre almoxarifado e estoque?
Estoque é o espaço reservado para o armazenamento de todo material disponível para a fabricação ou a venda de produtos destinados diretamente aos consumidores.
Almoxarifado é o espaço reservado para a guarda de itens, ferramentas e objetos de uso interno da instituição. Pode ser um depósito, um armazém ou um galpão, por exemplo.
Vale lembrar que o almoxarifado também pode ser entendido como um setor ou repartição, pública ou privada, responsável pelo fluxo de entrada, armazenagem, registro, saída e baixa de produtos de uso interno.
A confusão entre os termos vem do uso variado que eles têm, em especial “estoque”. A palavra também é usada para se referir a produtos reservados para qualquer uso, inclusive interno.
Um exemplo: se há canetas guardadas no almoxarifado para uso dos funcionários de um escritório, não é errado dizer que existe um estoque de canetas no almoxarifado.
O importante é entender o contexto para direcionar o armazenamento correto de cada objeto, produto, matéria-prima ou ferramenta.
Funções de quem trabalha com almoxarifado e estoque
Quem trabalha com almoxarifado e estoque cuida do patrimônio financeiro da empresa. Boa parte dos investimentos, públicos ou privados, fica acomodada nesses locais. Perdas, danos e avarias viram prejuízo direto. Por isso, o profissional confere documentos, registra movimentações, armazena com cuidado e mantém a acuracidade dos registros.
Como perdas e avarias representam prejuízo ao patrimônio, algumas funções são essenciais para quem atua diretamente em estoques e almoxarifados:
- Conferir notas fiscais, ou documentos equivalentes, de produtos comprados ou cedidos;
- Registrar esses documentos no sistema da empresa;
- Armazenar os objetos de forma adequada, preservando a qualidade do estoque;
- Separar e preparar produtos para o picking e packing;
- Garantir a acuracidade de estoque e a atualização dos produtos no armazém.
Qual o impacto de um almoxarifado bem organizado na sua empresa?
Talvez você esteja se perguntando:
“Entendo que o estoque é destinado à venda e gera receita, por isso merece atenção. Mas por que tanto cuidado com o almoxarifado, que não gera lucro?“
A resposta está na própria pergunta.
Justamente por só gerar gastos, o almoxarifado pode virar uma bomba-relógio de prejuízos se não for bem administrado e organizado.
A tendência do espaço é gerar gastos constantes: quanto mais tempo um produto fica armazenado, mais dinheiro parado.
Por isso é preciso ter boa acuracidade de estoque, ou seja, um controle preciso do que entra e do que sai. Assim você não estoca mais que o necessário, nem deixa faltar para o dia a dia.
As vantagens de um almoxarifado bem organizado são:
- Redução ou eliminação de extravios de materiais;
- Abastecimento dentro do ideal de uso;
- Melhoria no atendimento e no consumo do cliente;
- Redução de despesas.
Para chegar lá, é preciso entender os fluxos de entrada e saída e estudar os melhores processos para organizar o espaço. Veja algumas dicas a seguir.
4 dicas para otimizar a organização e o funcionamento do almoxarifado
Para otimizar o almoxarifado, avalie o espaço físico, controle a entrada e a saída de itens, organize por categorias, faça o mapeamento e automatize os processos. Juntas, essas ações reduzem confusão, evitam gargalos e mantêm o setor abastecido no ritmo certo.
Até aqui demos exemplos simples. Mas pense em uma grande linha de produção, em que os trabalhadores precisam de equipamentos de proteção individual (EPIs) todos os dias para executar o serviço.
Se o almoxarifado não for bem administrado, vira uma confusão diária. O rendimento dos funcionários cai, a produção da fábrica cai e os lucros da empresa também.
Agora multiplique isso por toda a empresa, incluindo o administrativo e a direção. O resultado é um caos.
Veja como contornar esse transtorno:
1. Avalie o espaço físico e as condições de uso do local
O almoxarifado precisa ser compatível com o tamanho da empresa. Não faz sentido uma multinacional ter um almoxarifado de 10m², já que as necessidades são bem maiores.
Mas, além do tamanho, avalie as condições de uso para o bom acomodamento dos itens.
Por exemplo: necessidade de refrigeração ou climatização, boa iluminação, fiação bem instalada e isolada, pisos bem fixados e boa condição estrutural.
Tudo isso evita a deterioração dos materiais e reduz o risco de acidentes por más condições do ambiente.
2. Controle a entrada e a saída de itens
Volte àquela fábrica: os funcionários chegam para o turno, os EPIs acabam e metade da equipe fica sem poder trabalhar, já que o uso é obrigatório.
De novo, um gargalo logístico enorme.
Saber exatamente o que tem no almoxarifado é imprescindível.
Por isso, o controle de entrada e saída precisa ser preciso e, de preferência, digital, com um histórico completo de movimentações.
A realização periódica de inventários ajuda a corrigir erros e ajustar os registros de controle de estoque.
Algumas práticas podem ajudar:
- Consumir os itens que estão em sobra;
- Devolver ao fornecedor produtos com defeito que ocupam espaço;
- Conferir a nota fiscal com o que foi recebido;
- Anotar toda movimentação nos dias em que o sistema estiver fora do ar;
- Ter atenção total no lançamento de quantidades e tipos de produtos no sistema.
3. Organize para otimizar
Muito se fala em otimizar espaços, mas a organização básica é a primeira regra para chegar lá.
Uma estratégia simples e eficiente é separar cada item por categoria.
Por exemplo: papéis de diferentes tipos em um espaço, toners de impressora em outro, canetas e lápis em um lugar reservado, e assim por diante.
4. Mapeamento do almoxarifado
A partir daí, é importante sinalizar e catalogar espaços, categorias e itens para facilitar a busca, no que chamamos de endereçamento logístico.
Dentro do endereçamento, as empilhadeiras semi elétricas são ótimas ferramentas para otimizar o espaço.
Confira alguns modelos de empilhadeiras EquipaPRO:
Empilhadeira Manual para 2.000kg com Elevação de 2,5m e Garfos Ajustáveis – EquipaPRO
Empilhadeira Semi-Elétrica 1.500kg Elevação 3,0m com Bateria e Carregador – EquipaPRO
Empilhadeira Elétrica Patolada 1.500kg Elevação 5,6m com Plataforma para Operador Embarcado Bateria 24v/200Ah – EquipaPRO
5. Automatize os processos
Falhas humanas acontecem, é normal em qualquer processo.
Mas esses erros geram prejuízo, e dá para evitá-los automatizando o controle de estoque por meio de softwares (programas de computador).
Esses sistemas ajudam na administração da armazenagem, na identificação e classificação de produtos e nos fluxos de entrada e saída de itens.
Veja também: Fluxos logísticos: tipos, etapas e vantagens competitivas
Abaixo, listamos 5 programas que indicamos:
Para conhecer melhor cada um, basta acessar os links acima.
Adotar essas práticas profissionaliza o setor. E, se houver troca de almoxarife (o profissional responsável), basta seguir o padrão já estabelecido e dar continuidade ao processo.
5 indicadores para melhorar a gestão do almoxarifado
Suponha que todas as dicas acima já foram aplicadas. Como medir se os esforços estão surtindo efeito e realmente otimizando o setor?
Para isso, é preciso adotar métricas de desempenho, os KPIs.
Existem vários tipos de KPIs, cada um para uma necessidade. Basta entender como cada um funciona e escolher o que se encaixa na realidade da empresa. Confira:
1. Quantidade de itens disponíveis
É ter o controle e o registro do total de produtos no setor.
É o mais simples dos KPIs, mas dá uma visão global do almoxarifado. Com o tempo, você registra quais itens foram mais usados e ganha expertise nas futuras compras.
2. Tempo de abastecimento
Esse KPI segue a lógica contrária. Em vez de um registro em tempo real, ele estima quanto tempo o almoxarifado ficará abastecido com a quantidade atual de produtos.
A fórmula é:
Total de unidades de produto / Média de retirada (dias, semanas, mês…)
Exemplo: se em 10 dias há a retirada de 150 canetas, a média diária é de 15 canetas.
Assim, dá para fazer uma projeção mais assertiva de quando o setor vai desabastecer e, antes disso, já acionar o fornecedor para evitar o gargalo.
3. Tempo de reabastecimento
No mesmo exemplo das canetas, imagine que, mesmo com a projeção de escassez, o fornecedor precise de um prazo para entregar a encomenda.
Como calcular essa defasagem de tempo?
Basta somar o tempo de efetivação da solicitação de compra com o tempo de entrega do fornecedor.
Suponha que, entre o pedido e a confirmação, o processo leve 24 horas, e que o fornecedor precise de 2 dias para entregar.
Nesse caso, são necessárias 72 horas para reabastecer o almoxarifado com o item.
Com a projeção anterior em mãos, dá para se antecipar e receber a nova remessa antes do desabastecimento total.
4. Ponto do pedido
É bastante aconselhável manter um estoque reserva de produtos, para que qualquer imprevisto não cause o desabastecimento total.
Mas como saber, em volume, qual a taxa ideal para as novas compras?
A fórmula ajuda:
Consumo médio x Tempo de reposição x Estoque de segurança
Usando o mesmo exemplo: qual seria a quantidade ideal para novas aquisições?
Considerando que a indicação de estoque de segurança é de 20% (ou seja, 1,2) e que o tempo de reposição é de 3 dias, a conta fica assim:
15 x 3 x 1,2 = 54 unidades
Logo, ao chegar em 54 unidades, é hora de fazer um novo pedido de canetas.
5. Taxa de avarias
É comum ocorrerem perdas de produtos ou danos ao longo dos fluxos logísticos.
Por exemplo, produtos com prazo de validade expirado não podem mais ser usados, o que gera prejuízo.
É preciso registrar cada ocorrência. Assim, dá para saber se a taxa de avarias está alta. Se estiver, o indicado é comprar quantidades menores ou trocar de fornecedor, conforme o caso.
Quais documentos facilitam o funcionamento de um almoxarifado?
Mesmo com programas que automatizam os registros, alguns documentos são essenciais para dar mais segurança às movimentações do setor.
Veja os que não podem faltar:
1. Ficha de controle de estoque
É voltada principalmente para empresas menores, que não usam um sistema.
É uma ficha com todos os registros de quantidades armazenadas, entradas e saídas de itens, que ajuda na reposição e evita o desabastecimento.
2. Ficha de localização
Já falamos da necessidade de agrupar e mapear o setor para facilitar a busca dos itens.
A ficha de localização também atende empresas menores, sem sistemas digitais, registrando a posição de cada produto por meio de códigos.
3. Comunicação de irregularidades
Quando é preciso devolver um produto ao fornecedor por irregularidade ou baixa qualidade, como fazer?
Vale manter um padrão nesse processo, até para informar ao fornecedor o motivo da devolução ou troca.
Para isso, ter um documento de comunicação de irregularidades ajuda bastante.
4. Relatório técnico de inspeção
Muitos fornecedores já têm um documento próprio para registrar a entrega dos pedidos.
Ainda assim, por controle e segurança, é indicado que a empresa tenha um documento próprio com o mesmo propósito, para o controle interno de aceite ou recusa do pedido.
5. Requisição de material
Este documento serve para a retirada interna de produtos do almoxarifado, por um setor ou por algum funcionário.
6. Devolução de material
Serve para todo material solicitado para uso interno e que não foi usado por completo.
Do mesmo modo que há um controle de retirada, também há o registro de tudo o que voltou, o que melhora a administração do almoxarifado.
| Critério | Almoxarifado | Estoque |
|---|---|---|
| O que guarda | Itens de uso interno | Produtos para venda ou produção |
| Exemplos | Ferramentas, EPI, material de consumo | Matéria-prima e produto acabado |
| Objetivo | Abastecer a operação da empresa | Atender a demanda de venda ou produção |
| Saída típica | Requisição interna | Pedido de venda ou ordem de produção |
Pequenos cuidados no almoxarifado, grandes recompensas
Como comentamos no início, é comum as pessoas não darem tanta importância ao almoxarifado.
Mas você viu o quanto processos bem organizados e funcionais impactam toda a empresa, no estoque e no almoxarifado.
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