“Seu pedido saiu para a entrega”
Talvez, poucas frases instiguem tanto a ansiedade no consumidor quanto essa.
Afinal de contas, saber que aquele item tão desejado ou necessário está a caminho das suas mãos, sem sombra de dúvidas, gera uma grande expectativa.
Por isso, se a entrega não é bem realizada, a frustração é enorme:
Além de manchar a credibilidade da empresa com o cliente, diminuem as probabilidades desse consumidor realizar novas compras.
É por isso que a etapa de expedição de mercadorias é uma das mais importantes no processo logístico de todo negócio.
Se você quer que sua empresa siga as melhores práticas desse processo, além de garantir a satisfação do cliente, acompanhe esse artigo que preparamos para você saber tudo o que precisa sobre expedição de mercadorias!
O que é expedição de mercadoria?
Expedição de mercadoria é a última parte do processo logístico antes da entrega definitiva ao cliente.
Ou seja, trata-se das ações em torno do envio da mercadoria à sua destinação final.
Sendo assim, é uma etapa muito importante na cadeia logística, visto que sua má execução impacta diretamente na experiência de uso do consumidor em relação aos serviços prestados pela empresa.
Como comentamos no início do texto, a partir do momento em que o cliente efetuou a compra e recebeu, por parte da empresa, um prazo de entrega, cria-se uma expectativa de que essa entrega seja realizada dentro do previsto e sem nenhuma anomalia.
Se, por exemplo, é enviada uma notificação de que a mercadoria saiu para a entrega, mas por problemas de empacotamento ou embalagem o pacote retorna à empresa, a entrega é atrasada e, imediatamente, a expectativa do cliente é afetada.
Por isso, essa atividade requer muita atenção, além de processos bem estruturados para que essa etapa aconteça de maneira efetiva e eficiente.
Porém, a expedição de mercadorias também é uma via de mão-dupla, visto que quando bem planejada, há retornos positivos à empresa, como veremos a seguir.
Por que a expedição é uma fase fundamental para a boa logística da sua empresa?
É muito comum olharmos para o processo de expedição de mercadorias e enxergar possibilidades de erros que envolvem essa atividade.
Porém, também podemos enxergar oportunidades de fortalecimento de marca e fidelização do cliente.
Toda expedição de mercadoria gera também oportunidade de realizar mais um ponto de contato com o consumidor e, nesse sentido, aumentar ainda mais o encantamento com o seu serviço.
Um exemplo de marca que se utiliza muito bem dessa oportunidade é a Reserva, loja de roupas que, além de cumprir os prazos de entrega, utiliza-se de embalagens personalizadas com mensagens que trazem proximidade com o consumidor.
Dessa forma, a loja aproveita o sentimento positivo em torno do momento de recebimento da mercadoria desejada para trazer um ar mais intimista em relação ao cliente.
Porém, isso é assunto para um outro artigo…
O fato é que o olhar cuidadoso para com esse momento de entrega seria totalmente desperdiçado se o produto não chegasse no prazo previsto.
Ou seja, podemos afirmar que de nada adianta seu negócio comercializar um produto de extrema qualidade, com bom custo-benefício, excelente distribuição e comunicação, se no momento decisivo de entrega, houver falhas.
Todo o trabalho anterior de produção, convencimento e venda serão desperdiçados se o cliente se decepcionar com o recebimento da mercadoria.
E para além da insatisfação do cliente, entra também em jogo custos à empresa:
Desperdício de tempo aplicando energia e esforços em troca de mercadorias, reenvio de produtos, taxações, rotatividade de produtos no armazém, são alguns exemplos de gastos que a empresa precisa desprender para contornar a situação.
Se a expedição de mercadoria não for bem planejada, a própria comercialização via e-commerce de seus produtos pode se tornar inviável financeira e logisticamente no médio e longo prazo.
4 etapas do processo de expedição de mercadoria
O processo de expedição de mercadorias compreende a junção de algumas etapas, mais precisamente 4 delas.
É importante entender que essa não é uma atividade à parte, mas sim, está inserida dentro de todo o fluxo logístico da empresa.
Por isso, é preciso que esteja integrada às etapas anteriores, como a produção e o armazenamento.
1. Planejamento das entregas
Como falamos até aqui, o planejamento é uma das etapas mais importantes do processo de expedição de mercadorias.
Nele, aborda a visão ampla e completa de todas as entregas que precisam ser realizadas.
Ou seja, é um trabalho diário e que necessita olhar para as necessidades de cada produto para uma entrega de qualidade.
Sendo assim, nesta etapa é necessário:
- Identificar e confirmar os produtos a serem separados para envio de entrega;
- Organizar a lista de produtos a serem separados;
- Definir quais transportadoras serão utilizadas para cada entrega e os horários de retirada de produtos;
- Definir cronograma de ocupação das docas de carga;
- Planejar o espaço temporário para o armazenamento dos produtos a serem expedidos.
2. Consolidação e organização dos produtos
Essa etapa consiste na combinação e agrupamento das mercadorias com o objetivo de prepará-las para a expedição.
Geralmente, esse processo acontece em uma área reservada do picking ou do armazém, logo que os produtos selecionados provêm dos vários segmentos dentro destes setores.
Vale observar que essa etapa é uma continuação da anterior.
Ou seja, sem um planejamento de como será a execução destes agrupamentos, pode ocorrer certa desordem ao chegar uma quantidade de produtos abaixo do ideal para o envio e conclusão do pedido.
3. Checagem de documentação e acondicionamento
Essa, talvez, seja a parte mais burocrática de todo o processo. Porém, não menos importante que as outras.
É aqui que são conferidos todos os documentos necessários para a expedição das mercadorias, tais como:
- Recebimento de pedido;
- Ordem de picking;
- Nota de entrega;
- Rota;
- Entre outros.
Conferir se tudo está de acordo com as necessidades burocráticas de envio é fundamental para garantir que os produtos estejam nos paletes ou pacotes e que chegue ao cliente exatamente o que foi adquirido por ele.
Vale lembrar que toda essa checagem é feita por meio de um sistema de gerenciamento de armazém.
Em seguida, os produtos são pesados e a volumetria é avaliada para certificar que estão dentro dos parâmetros da transportadora e se podem ser etiquetados para seguirem para o próximo estágio.
É nessa etapa também que é realizado o acomodamento das mercadorias por meio do embalamento e empacotamento em caixas ou paletes, além do cintamento e o enfardamento.
Aliás, lembra do exemplo que demos agora a pouco sobre a personalização desta entrega ao consumidor?
Nesse estágio isso é viabilizado, seja em comunicações em embalagens padronizadas, ou até mesmo na montagem de kits dos produtos adquiridos, por exemplo, em promoções.
4. Carregamento
Por fim, a mercadoria foi checada e está tudo de acordo com as especificidades para a sua expedição.
Agora, chegou o momento da entrega efetivamente sair da doca, em direção ao seu destino final.
O carregamento, então, entra em jogo.
Aqui, alguns cuidados também precisam ser tomados, não só pela danificação da mercadoria, mas também para se evitar acidentes de trabalho ao operar equipamentos de movimentação.
O primeiro deles é avaliar se o reboque utilizado é o correto para a carga que será colocada no modal de transporte.
Em seguida, é necessário acomodar a mercadoria no transporte utilizado. Geralmente, essas movimentações são realizadas por meio de paleteiras e empilhadeiras e com extremo cuidado.
Toda a documentação precisa ser entregue ao responsável representante da transportadora, coletando sua assinatura para, então, liberar o envio da mercadoria.
5 principais erros na expedição de mercadorias e como não cometê-los
Como você pode ver, a expedição de mercadorias demanda detalhes minuciosos para ser efetiva. Erros nesses processos podem comprometer todas as 4 etapas que mostramos no tópico anterior.
Para contorná-los, é importante identificá-los e fazer uma avaliação de como estão seus funcionamentos.
1. Não criar uma picking list
Picking list, como o próprio nome sugere, trata-se de uma lista do que será coletado no processo de picking.
Essa lista contribui para que não haja erros como:
- Perda de tempo na localização de itens;
- Coleta de quantidades ou produtos errados;
- Perda ou esquecimento de itens.
Em geral, a picking list é composta por informações relacionadas ao pedido, sendo composta, em geral, por:
- Nome do produto;
- Endereçamento no armazém;
- Descritivo do produto;
- Código de barras;
- Peso;
- Quantidade.
Ter em mãos uma lista como essa otimiza o tempo e o trabalho realizado no picking, evitando pequenos erros que, no fim do processo do fluxo logístico, terão grande impacto.
2. Descuido com o packing
Packing, nada mais é que o processo de embalar o produto após sua coleta (picking).
Como bem sabemos, a garantia de entrega de um produto sob perfeitas condições muito se deve pela utilização de embalagens adequadas.
O baixo investimento, ou utilização de embrulhos e embalagens inadequadas, mesmo que em um primeiro momento possa simbolizar uma redução de custos, na prática, pode tornar o processo muito mais caro, com a danificação de mercadorias e necessidade de troca.
Além disso, gera uma frustração no cliente receber sua mercadoria com avarias ou totalmente disfuncional, como já comentamos nesse artigo.
Por isso, certifique-se que cada produto saia da empresa de forma bem acomodada:
- Produtos em caixas adequadas ao seu tamanho;
- Espaços vazios preenchidos com papel, almofadas de ar ou plástico bolha para evitar a movimentação interna do produto;
- Utilização de caixas de papelão ondulado;
- Caixas bem lacradas.
Esses são alguns dos cuidados que garantirão que o produto chegue em ótimo estado às mãos do cliente.
3. Não escolher um modal de transporte adequado
Seja em questão de tamanho, peso, fragilidade ou até mesmo perecibilidade, cada produto tem suas peculiaridades.
E, da mesma forma, também possuem necessidades que precisam ser atendidas no momento do deslocamento externo.
Diante disso, para fazer uma boa escolha de transporte, é preciso avaliar também questões como:
- Capacidade volumétrica do transporte por viagem;
- Quantidade de viagens em um determinado período de tempo;
- Quais rotas serão percorridas;
- Volume de demandas da empresa.
São questões que precisam ser consideradas, pois todas elas impactarão no cumprimento do prazo de entrega, garantia de entrega de qualidade e custos em torno dessa operação.
4. Não utilizar equipamentos adequados
Esse é um erro que, para além de prejuízos financeiros relacionados a mercadoria, pode envolver também acidentes físicos.
Em toda e qualquer empresa, investir em equipamentos de qualidade, como paleteiras, empilhadeiras ou carrinhos de carga, além de melhorar os processos, também garante mais segurança e salubridade aos funcionários.
5. Não utilizar sistemas de gerenciamento
Sem sombra de dúvidas, sistemas operacionais são grandes aliados no processo de expedição de mercadorias.
Contar com a tecnologia nos fluxos logísticos além de evitar falhas humanas, também contribui para:
- Melhorar armazenamento de informações sobre pedidos e estoques;
- Contagem de itens;
- Emissão de documentos, como notas fiscais.
O mais interessante e vantajoso destes sistemas é a possibilidade de integração com toda a cadeia logística, desde a armazenagem.
Dessa forma, cada movimento pode ser informatizado, como:
- Movimentação de paletes;
- Agendamento de entregas;
- Endereçamento de pedidos;
- Recebimento e conferência de mercadorias.
3 dicas para melhorar a expedição de mercadorias no seu armazém
Agora você entendeu a importância do processo de expedição de mercadorias e os impactos negativos que esse processo pode ter na sua empresa se não for bem planejado.
Com isso, separamos para você 3 ótimas dicas para otimizar esse fluxo.
Vale lembrarmos que as dicas que trazemos acima sobre o que NÃO fazer também devem ser seguidas para que essa otimização seja eficiente, combinado?
1. Crie listas de expedição
Essa atividade está diretamente ligada à primeira etapa do processo de expedição, o planejamento, que comentamos anteriormente.
Listar quais produtos serão expedidos evita grandes erros no envio, como quantidade, esquecimento e produtos errados.
Porém, a grande sacada aqui é se utilizar de softwares de gerenciamento e informação, que também já comentamos nesse artigo.
Isso porque, por meio desses sistemas, as vendas são registradas e o setor responsável pelo início do processo de expedição já tem em mãos todas as informações necessárias sobre o pedido.
Dessa forma, evita-se também, falhas humanas.
Essas listas também contribuem na organização das mercadorias de acordo com o roteiro de entrega.
Ou seja, o produto que for entregue por primeiro é agrupado e acomodado no transporte de forma a facilitar sua retirada no momento da entrega.
Imagine só se o entregador for realizar sua primeira entrega e o produto estiver no fundo do caminhão?
Mesmo que em empresas que não contem com sistemas de gestão, o processo manual de checagem, agrupamento e acomodamento de mercadorias, por meio de uma lista de expedição, vai lhe garantir uma excelente otimização de tempo, dinheiro e processo.
2. Otimize o layout da sua empresa
E por falar em otimização de processos, a organização da disposição de equipamentos, movimentação e áreas de trabalho são essenciais quando trata-se de expedição de mercadorias.
Aqui no nosso blog, já falamos sobre fluxos logísticos, no qual abordamos a importância da organização interna da empresa para que os processos sejam fluídos.
E isso tange a disposição de passagens e ilhas de trabalho na sua empresa.
É preciso ter em mente que para as operações não terem interferências e impeditivos, é necessário um layout bem pensado e que aproveite ao máximo todo o espaço físico disponível e de maneira inteligente.
Dessa forma, as movimentações passam a ser mais práticas e o ganho de tempo é muito maior, impactando diretamente na execução de processos mais efetivos.
3. Padronize e simplifique o processo documental
Como vimos, a etapa de documentação é a mais burocrática quando falamos sobre expedição de mercadorias.
Por isso, adotar procedimentos padrões de emissão e conferência de tais dados facilita e simplifica essa etapa.
Para isso, é preciso que haja uma integração entre o armazém e a transportadora como forma de uniformizar a etiquetagem e a documentação necessária.
Contar com empresas parceiras e comprometidas, portanto, faz toda a diferença para agilizar a expedição de mercadorias.
Seu pedido foi entregue com sucesso!
Sem sombra de dúvidas, emitir essa notificação para o seu cliente é sinônimo de eficiência do seu negócio.
Mais que isso, receber um feedback positivo da entrega é certeza de cliente satisfeito e possibilidade de novas vendas e crescimento empresarial.
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