Expedição de Mercadorias: O que é, Etapas e Principais Erros Cometidos

A notificação “seu pedido saiu para a entrega” já foi disparada. Só que, por uma embalagem mal feita, o pacote volta para o armazém e o prazo estoura.

O cliente, que estava animado, fica frustrado. E a empresa perde credibilidade e chances de uma nova compra.

É nesse ponto que entra a expedição de mercadorias, uma das etapas mais importantes de todo o processo logístico.

Expedição de mercadorias é a última etapa do processo logístico antes da entrega ao cliente. Reúne as ações de envio do produto até o destino final: planejamento das entregas, consolidação das cargas, checagem de documentos e carregamento. Quando bem executada, protege o prazo, a integridade do produto e a experiência de compra.

Se você quer que sua empresa siga as melhores práticas desse processo e mantenha o cliente satisfeito, acompanhe o artigo. Aqui você vai entender o que é, as 4 etapas, os principais erros e como otimizar a expedição.

O que é expedição de mercadoria?

Expedição de mercadoria é a última parte do processo logístico antes da entrega definitiva ao cliente. Ou seja, são todas as ações em torno do envio da mercadoria até o seu destino final.

É uma etapa decisiva na cadeia logística. Quando mal executada, ela impacta direto a experiência do consumidor com os serviços da empresa.

A partir do momento em que o cliente compra e recebe um prazo, cria-se a expectativa de que a entrega aconteça dentro do previsto e sem nenhuma falha.

Basta um exemplo: a mercadoria sai para a entrega, mas por um problema de empacotamento o pacote retorna. A entrega atrasa e a expectativa do cliente já é afetada.

Por isso a atividade exige atenção e processos bem estruturados, para acontecer de forma eficiente.

Mas a expedição também é uma via de mão dupla: quando bem planejada, traz retornos positivos para a empresa, como você vê a seguir.

Por que a expedição é fundamental para a logística da sua empresa?

A expedição é fundamental porque é o momento decisivo da entrega: é ela que define se todo o trabalho anterior de produção, venda e comunicação vai gerar um cliente satisfeito ou uma decepção. Bem feita, ela fideliza e fortalece a marca. Mal feita, gera custos de troca, reenvio e devolução.

É comum olhar para a expedição de mercadorias enxergando só os riscos de erro. Mas ela também abre oportunidades de fortalecer a marca e fidelizar o cliente.

Toda entrega gera mais um ponto de contato com o consumidor. Isso pode aumentar o encantamento com o seu serviço.

Um bom exemplo é a Reserva. Além de cumprir os prazos, a loja usa embalagens personalizadas com mensagens que criam proximidade com o consumidor.

Assim, ela aproveita o sentimento positivo do recebimento para trazer um ar mais intimista com o cliente.

Só que todo esse cuidado seria desperdiçado se o produto não chegasse no prazo.

De nada adianta comercializar um produto de qualidade, com bom custo-benefício, excelente distribuição e comunicação, se no momento da entrega houver falhas.

Todo o trabalho de produção, convencimento e venda se perde se o cliente se decepciona ao receber a mercadoria.

E, além da insatisfação, entram os custos para a empresa: tempo gasto em troca de mercadorias, reenvio de produtos, taxações e rotatividade de produtos no armazém.

Se a expedição não for bem planejada, a própria venda via e-commerce pode ficar inviável financeira e logisticamente no médio e longo prazo.

4 etapas do processo de expedição de mercadoria

O processo de expedição de mercadoria tem 4 etapas: planejamento das entregas, consolidação e organização dos produtos, checagem de documentação e acondicionamento, e carregamento. Elas não funcionam isoladas: fazem parte de todo o fluxo logístico e precisam estar integradas às fases anteriores, como produção e armazenamento.

1. Planejamento das entregas

O planejamento é uma das etapas mais importantes da expedição. É aqui que se tem a visão ampla e completa de todas as entregas a realizar.

É um trabalho diário, que olha para as necessidades de cada produto. Nesta etapa é preciso:

• Identificar e confirmar os produtos a serem separados para envio;
• Organizar a lista de produtos a serem separados;
• Definir as transportadoras de cada entrega e os horários de retirada;
• Definir o cronograma de ocupação das docas de carga;
• Planejar o espaço temporário para os produtos a serem expedidos.

2. Consolidação e organização dos produtos

Essa etapa é a combinação e o agrupamento das mercadorias para prepará-las para a expedição.

Costuma acontecer em uma área reservada do picking ou do armazém, já que os produtos vêm de vários segmentos desses setores.

Ela é uma continuação do planejamento. Sem definir como serão esses agrupamentos, pode faltar produto e travar a conclusão do pedido.

3. Checagem de documentação e acondicionamento

Essa é a parte mais burocrática do processo. E não menos importante que as outras.

Aqui são conferidos todos os documentos necessários para a expedição, como:

• Recebimento de pedido;
• Ordem de picking;
• Nota de entrega;
• Rota;
• Entre outros.

Conferir se tudo está de acordo com as necessidades burocráticas de envio garante que o cliente receba exatamente o que comprou.

Toda essa checagem é feita por um sistema de gerenciamento de armazém.

Depois, os produtos são pesados e a volumetria é avaliada, para confirmar que estão dentro dos parâmetros da transportadora e podem ser etiquetados.

É nesta etapa também que acontece o acomodamento das mercadorias: embalagem e empacotamento em caixas ou paletes, além do cintamento e do enfardamento.

Lembra do exemplo da personalização da entrega? É neste estágio que ela é viabilizada, seja em comunicações nas embalagens ou na montagem de kits de produtos, como em promoções.

4. Carregamento

A mercadoria já foi checada e está tudo certo. Agora é o momento de a entrega sair da doca em direção ao destino final.

Aqui alguns cuidados são necessários. Não só contra a danificação da carga, mas também para evitar acidentes de trabalho ao operar equipamentos de movimentação.

O primeiro passo é avaliar se o reboque é o correto para a carga que vai no modal de transporte.

Em seguida, a mercadoria é acomodada no transporte. Em geral, essas movimentações usam paleteiras e empilhadeiras, sempre com muito cuidado.

Por fim, toda a documentação é entregue ao representante da transportadora, que assina para liberar o envio.

5 principais erros na expedição de mercadorias e como evitá-los

A expedição depende de detalhes minuciosos. Um erro em qualquer ponto pode comprometer as 4 etapas anteriores.

Para contornar, o caminho é identificar cada falha e avaliar como o processo está funcionando.

1. Não criar uma picking list

A picking list, como o nome sugere, é a lista do que será coletado no processo de picking.

Ela evita erros como:

1. Perda de tempo na localização de itens;
2. Coleta de quantidades ou produtos errados;
3. Perda ou esquecimento de itens.

Em geral, a picking list reúne informações do pedido, como:

• Nome do produto;
• Endereçamento no armazém;
• Descritivo do produto;
• Código de barras;
• Peso;
• Quantidade.

Uma lista assim otimiza o tempo e o trabalho no picking e evita pequenos erros que, no fim do fluxo logístico, viram grandes problemas.

2. Descuido com o packing

Packing é o processo de embalar o produto depois da coleta (picking).

A entrega de um produto em perfeitas condições depende muito da utilização de embalagens adequadas.

Economizar em embalagens inadequadas pode parecer redução de custos. Na prática, sai mais caro, com danificação de mercadorias e necessidade de troca.

Fora a frustração do cliente ao receber o produto avariado ou disfuncional.

Por isso, garanta que cada produto saia bem acomodado:

• Produtos em caixas adequadas ao seu tamanho;
• Espaços vazios preenchidos com papel, almofadas de ar ou plástico bolha, para evitar a movimentação interna;
• Uso de caixas de papelão ondulado;
• Caixas bem lacradas.

Esses cuidados ajudam o produto a chegar em ótimo estado às mãos do cliente.

3. Não escolher um modal de transporte adequado

Tamanho, peso, fragilidade, perecibilidade: cada produto tem suas peculiaridades. E cada um tem necessidades específicas no deslocamento externo.

Para escolher bem o transporte, avalie questões como:

• Capacidade volumétrica do transporte por viagem;
• Quantidade de viagens em um determinado período;
• Quais rotas serão percorridas;
• Volume de demandas da empresa.

Todas elas impactam o cumprimento do prazo, a qualidade da entrega e os custos da operação.

4. Não utilizar equipamentos adequados

Esse erro vai além do prejuízo financeiro com a mercadoria: pode causar acidentes físicos.

Investir em equipamentos de qualidade, como paleteiras, empilhadeiras ou carrinhos de carga, melhora os processos e traz mais segurança aos funcionários.

5. Não utilizar sistemas de gerenciamento

Sistemas operacionais são grandes aliados na expedição de mercadorias.

A tecnologia nos fluxos logísticos evita falhas humanas e ainda contribui para:

• Melhorar o armazenamento de informações sobre pedidos e estoques;
• Contagem de itens;
• Emissão de documentos, como notas fiscais.

O ponto mais vantajoso desses sistemas é a integração com toda a cadeia logística, desde a armazenagem.

Assim, cada movimento pode ser informatizado, como:

1. Movimentação de paletes;
2. Agendamento de entregas;
3. Endereçamento de pedidos;
4. Recebimento e conferência de mercadorias.

3 dicas para melhorar a expedição de mercadorias no seu armazém

Você já entendeu a importância da expedição e os impactos negativos de um processo mal planejado.

Agora, veja 3 dicas para otimizar esse fluxo. Vale lembrar: as recomendações do tópico anterior, sobre o que não fazer, também entram nessa conta.

1. Crie listas de expedição

Essa dica está ligada à primeira etapa do processo, o planejamento.

Listar quais produtos serão expedidos evita erros de quantidade, esquecimento e envio de itens errados.

A grande sacada é usar softwares de gerenciamento e informação. Por meio deles, as vendas são registradas e o setor responsável já inicia a expedição com todas as informações do pedido em mãos.

Isso reduz as falhas humanas.

As listas também ajudam a organizar as mercadorias de acordo com o roteiro de entrega. O produto da primeira parada é acomodado no transporte de forma a facilitar a retirada.

Imagine o entregador precisar da primeira entrega e o produto estar no fundo do caminhão.

Mesmo sem sistema de gestão, o processo manual de checagem e agrupamento por uma lista de expedição já garante ótima otimização de tempo, dinheiro e processo.

2. Otimize o layout da sua empresa

A disposição de equipamentos, movimentação e áreas de trabalho é essencial na expedição de mercadorias.

Aqui no blog já falamos sobre fluxos logísticos e a importância da organização interna para que os processos sejam fluidos.

Isso passa pela disposição de passagens e ilhas de trabalho. Para as operações não travarem, o layout precisa ser bem pensado e aproveitar todo o espaço físico de forma inteligente.

Com isso, as movimentações ficam mais práticas e o ganho de tempo é maior, o que torna os processos mais efetivos.

3. Padronize e simplifique o processo documental

Como vimos, a documentação é a etapa mais burocrática da expedição.

Adotar procedimentos padrões de emissão e conferência dos dados facilita e simplifica essa parte.

Para isso, é preciso integração entre o armazém e a transportadora, uniformizando a etiquetagem e a documentação.

Contar com parceiros comprometidos faz toda a diferença para agilizar a expedição de mercadorias.

Seu pedido foi entregue com sucesso!

Emitir essa notificação para o cliente é sinal de eficiência do seu negócio.

Mais que isso: receber um feedback positivo da entrega é sinônimo de cliente satisfeito e de novas vendas.

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